Scrivere una mail formale: ecco come fare

Usa a tuo favore i vantaggi del digitale, scrivere una mail formale è un procedimento che deve seguire determinate regole, pressappoco identiche a quelle utilizzate per il formato cartaceo.

Saper impostare una lettera efficace in formato elettronico è un’abilità molto utile, soprattutto per la ricerca di lavoro on line o per mantenersi in contatto con la rete di conoscenze in ambito lavorativo o di studio.

Email per lavoro o studio: l’indirizzo giusto

Procediamo per gradi. La prima cosa da fare quando ci si accinge a redigere una mail dal tono formale è utilizzare un indirizzo mail serio e professionale. Gli indirizzi di posta elettronica troppo confidenziali o addirittura eccessivamente buffi da sfiorare il ridicolo sono assolutamente da evitare. Molto probabilmente la mail non verrà neanche aperta, oppure correrai il rischio di essere preso per una persona poco seria. Se ancora non hai un indirizzo mail formale è arrivato il momento di crearne uno. Utilizza il tuo nome e cognome, o varie declinazioni dei due, insieme all’anno di nascita se risulta essere già occupato. Ecco i vantaggi che puoi trarre da questo passaggio:

• Immediata riconoscibilità
• Semplicità di memorizzazione
• Identità professionale

Lettere formali e sgrammaticate. L’ortografia salverà il mondo.

Il secondo elemento rilevante è l’oggetto, che insieme all’indirizzo è la parte visibile prima ancora dell’apertura completa della mail. La fretta è cattiva consigliera, per cui riserva grande attenzione agli errori di battitura in questa fase e d’ora in poi fino alla fine della stesura. L’oggetto di una mail commerciale o comunque di una qualsiasi mail che aspira ad un tono di formalità dev’essere:

• Pertinente
• Accattivante
• Corretto
• Sintetico

Per catturare l’attenzione niente colpi di genio ironici, piuttosto una semplice dicitura che richiami la destinazione d’uso della mail “Richiesta informazioni esame di storia” oppure “Autocandidatura per la posizione di ingegnere elettronico”. Molti sottovalutano l’importanza dell’oggetto e addirittura inviano mail “Senza oggetto” che risultano inefficaci in quanto non stimolano la curiosità del ricevente, semmai abbassano la credibilità della missiva che il più delle volte viene cestinata.

Allocutivi di cortesia e formule di saluto

Per avviare una lettera elettronica formale ci si deve avvalere delle buone conoscenze in lingua italiana, come già detto nel paragrafo precedente. Spesso non si conosce il nome del responsabile delle risorse umane che riceve la lettera, pertanto occorre utilizzare formule più generali, come “All’attenzione del responsabile dell’ufficio HR”. Per aumentare le possibilità di lettura è sempre meglio indirizzare la comunicazione ad una persona ben precisa, scrivendo in alto a sinistra “Alla cortese attenzione del dott. (o dott.ssa) Emilio Rossi”. Non dovrebbe essere necessario ribadire che le formule confidenziali, come il Tu, non sono assolutamente adatte. Invece è sempre una buona abitudine utilizzare un aggettivo di circostanza, come:

• Egregio/a
• Gentile
• Caro/a o Carissimo/a

Queste tre possibilità sono in ordine decrescente di formalità, “Caro/a” viene utilizzato quando si è già in relazione più o meno confidenziale, meglio evitarlo al primo contatto o nelle mail di richiesta lavoro e autocandidatura. A queste segue l’appellativo che contraddistingue la professione: avvocato, professore, dottore, etc. Gli avvocati, come gli ingegneri e altri, possono essere anche definiti dottori, poiché hanno raggiunto il grado della laurea. Inoltre dovresti ricordare che quando devi scrivere una mail formale devi utilizzare sia il nome che il cognome della persona che dovrà riceverla, rivolgersi soltanto con il nome non è consigliabile.

Il sempre più utilizzato “Buongiorno”, o il “Buonasera” sono adatti alle mail che probabilmente verranno lette da un gruppo di persone, ma valuta bene quale utilizzare per non risultare fuori luogo. Se invii la mail di giorno ma prevedi che sarà letta di notte prova con il generico “Salve” tenendo in considerazione il fatto che si tratta comunque di una formula non troppo cortese. Dopo questo elemento si entra nel corpo della mail, ovviamente dopo aver apposto la dovuta virgola.

La cortese disattenzione, il tuo peggior nemico

Dopo le formule di rito, per scrivere una lettera formale commerciale o di lavoro bisogna avere prima di tutto qualcosa da dire. Quando il messaggio è chiaro anche la scrittura ne beneficia. In questa fase massima concentrazione, ogni errore può rivelarsi fatale e mandare all’aria le migliori intenzioni. Le prime righe vanno dedicate alla presentazione sintetica di chi scrive, che può dire in poche frasi chi è e per quale motivo sta scrivendo. Per scrivere una buona presentazione è necessario:

• Essere brevi
• Spiegare chiaramente
• Usare una buona punteggiatura

Le caselle di posta elettronica si riempiono in fretta. Ogni giorno, prima di entrare in ufficio, un uomo si alza e sa che dovrà leggere decine di mail. Sii buono con lui, evita di dilungarti e vai dritto al sodo. Da evitare anche le frasi tipiche del parlato e gli intercalare, come “cioè, diciamo, nel senso che…” anche se vengono letti da uno schermo possiamo affermare che “non si possono sentire”. Un certo rigore nell’uso delle regole grammaticali, ortografiche e di punteggiatura vi farà guadagnare un buon punteggio in visibilità e stima. Non perdere questa occasione.

Distinguersi con i distinti saluti: la chiusura

Fino ad ora abbiamo riportato alcuni esempi di mail formali, soprattutto per quanto riguarda:

• La presentazione iniziale
• Il corpo centrale del contenuto

Non ci resta che dedicare l’ultima parte di questa guida alle conclusioni. Esistono diverse formule molto cortesi ed efficaci, non serve puntare sull’originalità per poi rovinare il tutto mentre ci si congeda. Prima ancora dei saluti veri e propri è abbastanza comune ringraziare per aver ricevuto l’attenzione, si dà per scontato che dall’altra parte ci sia qualcuno che ci legge. Le due modalità più utilizzate nelle email di lavoro sono:

• Distinti saluti
• Cordiali saluti

E infine si appone la propria firma, con nome e cognome, come si farebbe per qualsiasi altro documento ufficiale. Difatti non ci si discosta molto dalle linee guida da seguire per la stesura di lettere tradizionali, con la sola differenza che si tratta di un formato elettronico. Ma l’educazione non è virtuale, quella dev’essere reale, diffusa e condivisa sempre, anche in rete, specialmente quando ci si rivolge a destinatari che hanno posizioni di rilievo e verso i quali ci si aspetta un comportamento adeguato.

Un discorso a parte meriterebbe la stesura di lettere formali in inglese, o più in generale per l’estero. A seconda del paese di destinazione le regole cambiano, perché le impostazioni standard subiscono leggere modifiche sulla base delle abitudini del luogo. Se stai per inviare una mail di questo tipo ti consigliamo di farlo la mattina, tutte le comunicazioni di questo genere hanno più probabilità di essere lette con calma e tranquillità, inoltre risulta poco serio o professionale ricevere mail inviate nel cuore della notte. Sono cose a cui non si presta attenzione, ma possono davvero fare la differenza.

Non ci resta che augurarti in bocca al lupo per tutte le comunicazioni, sperando che questo articolo ti sia stato utile.