Come impostare una lettera formale: la guida step by step

Imparare come impostare una lettera formale è importante, è un’abilità che può essere sempre utile, sia nella vita di uno studente che nel percorso di un professionista. Anzi, quando si tratta di lavoro è una capacità imprescindibile. Pensa quanto saresti avvantaggiato se sapessi scrivere una bella lettera formale, senza errori e addirittura con uno stile originale e accattivante. Anche se la comunicazione è ormai veicolata dagli onnipresenti schermi non puoi fare a meno di conoscere le regole di redazione e scrittura che fanno la differenza. In questa guida ti aiutiamo a preparare la strada verso una lettera di successo.

Scrivere una lettera formale: le basi

Ti trovi davanti a un foglio bianco, che sia elettronico o cartaceo non fa differenza, la struttura di una lettera formale resta la stessa. Questo tipo di comunicazione viene utilizzata soprattutto per scrivere a persone con cui non si ha un rapporto di confidenza. I destinatari di solito sono datori di lavoro, enti che ricevono presentazioni di business plan, personalità con cui siamo legati da vincoli professionali o burocratici. Nei restanti casi, ossia quando ci sia un rapporto più stretto tra le parti, la lettera con un tono formale potrebbe risultare inadatta se non addirittura ridicola. Immagini di rivolgerti ad un amico con la formula: “Egregio signore…”? Sarebbe davvero bizzarro.

Chiarita la tipologia di relazione che si intrattiene con il destinatario abbiamo più chiaro che uso si fa di queste missive: comunicazioni ufficiali, dichiarazioni formali e tutte le diffusioni di informazioni che necessitano di autorevolezza. Adesso possiamo iniziare a definire i punti essenziali, che nella fase di pianificazione possono essere sintetizzati in:

• Intestazione
• Oggetto
• Trattazione
• Conclusione
• Destinatario

Lo stile adatto alla lettera

Nonostante la lettera non sia destinata a persone con cui intratteniamo un rapporto confidenziale non siamo costretti a scrivere come se ci stessimo rivolgendo a un austero monarca. La formalità è caratterizzata da uno stile chiaro, semplice e diretto. Non esagerare con termini aulici e con troppe aggettivazioni, cerca di esporre il nucleo del messaggio in maniera concisa, il linguaggio strettamente burocratico non è più così necessario. Soprattutto in questa epoca, in cui siamo costretti a leggere molte comunicazioni sui display dei cellulari e sugli schermi dei pc, è sempre più richiesto uno stile rapido ed efficace, senza troppi giri di parole. Sintesi è un’altra delle parole d’ordine per uno scritto che non risulti noioso dopo qualche riga. Ricorda questo consiglio soprattutto quando ti troverai a fare il tuo curriculum e a dover allegare una lettera di presentazione. Non farti scartare per noia, sii breve.

Gli elementi strutturali di una comunicazione scritta

Oltre al contenuto vero e proprio, quello espresso tra le righe, un’altra parte importante è costituita:

• Mittente
• Destinatario
• Data
• Luogo

Vediamo nel dettaglio come vanno inseriti queste informazioni. La formula cambia se si deve scrivere una lettera su un supporto cartaceo, oppure su un programma di scrittura, come nel caso in cui ti trovi a scrivere una mail formale. In entrambe le occasioni è prevista una precisa collocazione.

Come scrivere mittente e destinatario

Il mittente viene scritto in alto a sinistra, con il relativo indirizzo e i recapiti, mentre il destinatario viene subito dopo, in asso e allineato verso la destra. In alcuni casi sopra le informazioni relative al destinatario si trova la data e il luogo. Ma non è sempre così. È molto frequente trovare lettere che recano luogo e data in basso, dopo il testo centrale, allineato sulla sinistra. Attenzione! Per quanto riguarda il destinatario bisogna fare attenzione alla ragione sociale con cui si distingue e in apertura utilizzare una formula di cortesia, come:

• Egregio Signore,
• Gentile dott.sa
• ma Sig.ra
• dott.

Qui abbiamo visto formule abbreviate ed estese, di sicuro sono più gradevoli quelle estese, meno distaccate e fredde e più d’impatto. Nel caso in cui non conosciate esattamente il nome della persona che riceverà la lettera potete sempre optare per un generico riferimento all’ente, azienda, ufficio o altro, come il classico “Spett.le”.

Luogo, data e altri dettagli per una lettera perfetta

Come abbiamo detto prima data e luogo possono variare tra due posizioni principali:

• In alto a destra sopra il destinatario
• In basso a sinistra dopo il contenuto centrale

La differenza non è tanta, di solito chi utilizza la seconda formula vuole puntare su una maggiore ufficialità della lettera, come se fosse un vero e proprio documento scritto. Ma come si scrivono questi dati nel foglio? Le indicazioni precise richiedono prima il luogo, seguito dal simbolo di interpunzione della virgola, poi la data che può essere scritta in diversi modi. Il più utilizzato è quello gg/mm/aaaa.
A queste informazioni seguono altre che aiutano a comprendere il messaggio specifico della lettera. Un esempio? È sempre più utilizzato un campo per inserire l’oggetto della lettera, che circoscrive l’argomento di cui si parla all’interno, aiutando chi riceve la comunicazione a individuare di cosa si tratta. Da questo punto in poi è il momento del contenuto vero e proprio.

La stesura corretta: il corpo del testo

La lettera vera è propria è fatti di tutte le parole e le frasi che custodiscono il messaggio da recapitare. Le prime righe sono un’introduzione, sono di vitale importanza per intercettare l’attenzione del lettore. Un attacco d’effetto, con cortesia e assertività sarà apprezzato, soprattutto se ci si aggancia a eventuali comunicazioni avute in precedenza, che contribuiscono a fare da cornice. Ecco qualche esempio:

• In seguito a un nostro primo colloquio telefonico…
• Come da accordi presi…
• In riferimento alla precedente comunicazione…

Questi sono solo esempi, che possono variare anche in base alle preferenze. Da questo incipit la lettera prenderà corpo facilmente, basta seguire uno stile incalzante, con frasi corte ed esplicative, non ridondanti, da rileggere e correggere se emergono dubbi e/o errori.

Le conclusioni

Non ti resta che chiudere la lettera, con le formule di saluto, importanti tanto quanto quelle di apertura. Una delle più classiche recita “in attesa di un vostro riscontro…” ma puoi anche cercare di essere più determinato, a seconda del tipo di risposta che ti aspetti di avere, senza calcare la mano. Un “certo di una vostra pronta risposta…” può già voler dire tanto delle aspettative celate dietro l’invito di questa lettera. Può funzionare. Firma la lettera, scrivi i saluti con termini adeguati, ad esempio “distinti saluti” e inviala. Se hai seguito attentamente questa guida, hai pianificato con attenzione le varie parti, hai riletto, corretto e riscritto in bella, bè, non ti resta da fare altro! Devi solo aspettare la risposta.